- 【金曜16時】カーソルだけが点滅している
- 🔸16:10｜去年のファイル
- 🔸16:20｜Wordと中身、分け方が逆だった
- 🔸16:35｜ChatGPTへの頼み方（僕が実際に打った文）
- 🔸16:55｜書きかけは貼る
- 🔸17:10｜来月ぶんも作りだめ
- 🔸17:20｜Word文書作成のコピペテンプレ5種
- ① 社内回覧文（設備点検・行事案内など）
- ② 取引先への依頼文（見積もり依頼・納期確認など）
- ③ クレーム対応文書（お詫び・状況報告）
- ④ 会議の議事録（メモ→整形）
- ⑤ 上司への業務報告書（週次・月次）
- 🔸17:40｜ChatGPTに渡さなかったもの
- 🔸18:00｜提出
- 🔸持ち帰った学びは2つ
- 🔸まとめ：明日の朝の4手順
- 条件を6つ、先に並べる（PR）
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ChatGPTでWord文書作成｜数分でたたき台・コピペテンプレ【2026】
※本記事にはPRが含まれます
【金曜16時】カーソルだけが点滅している
金曜の16時。
パソコンの右下に、チャットが1件。
💬部長「月報、今日中にお願いね」
😅僕「（今日中……）」
Wordを開く。
白紙。
カチ、カチ、カチ。
動いているのは、カーソルだけだった。笑
しかも今日は、月報だけじゃない。
- 見積もり依頼文…未着手。
- 社内回覧のお知らせ…未着手。
- 先週の会議の議事録…未着手。
- 月次業務報告書…件名だけ書けた！
👤「またこれか」
そう思うよね。僕もあの日、まったく同じことを思ったよ。
この記事は、その金曜の16時から18時までの実況だよ。
- 16:10 去年のファイルを開く。そして詰まる。
- 16:20 分け方が逆だったと気づく。
- 16:35 ChatGPTへの頼み方を変える。
- 16:55 書きかけの文は、そのまま貼る。
- 17:10 来月ぶんを作りだめする。
- 17:20 使い回している5種を並べる。
- 17:40 渡さない情報を決める。
- 18:00 提出。
時間はあくまで、僕の場合の目安。同じ速さになるとは言えないからね。
途中で出てくる頼み方の文は、全部そのままコピーして使えるようにしてあるよ。
それじゃあ、16時10分から。
🔸16:10｜去年のファイル
最初にやったのは、去年の月報を開くこと。
日付と担当者名を直して、本文を少しずつ書き換えていく。
いつもの前例コピペだね。
でも、途中で手が止まる。
コピペした文の流れが自然かどうか、確かめるために何度も読み返す。
気づけば1時間。
残りの3本は、まだ手つかずのまま。
😅僕「（進んだ気は、あったんだけどな）」
作業した気持ちだけは、しっかりあったよ。笑
🔸16:20｜Wordと中身、分け方が逆だった
ここで、ようやく気づいたことがある。
文書づくりは「中身を固める作業」と「体裁を整える作業」に分けられる。
僕はこの2つを、同じ画面で同時にやろうとしていたんだ。
中身を考えながら、フォントも整える。
カレーを煮ている鍋で、同時に洗い物をしようとしてるようなもの。
どっちも終わらないよね。笑
文書作成を、2つに分ければいい。中身はChatGPTでたたき台を作る。体裁だけをWordで整える。
こうすると、「去年のファイルを開いて日付だけ直す」進め方から抜けられるんだよね。
組み合わせ方は、大きく3つあるよ。
- ① たたき台生成。条件を伝えてドラフトを作る。新規作成・ゼロからの文書向け。
- ② 既存文書の改善。書いた文章を渡して直してもらう。リライト・要約・丁寧語化向け。
- ③ テンプレート一括生成。繰り返し使う書式をまとめて作る。月次・定型業務向け。
そもそも文書作成に時間がかかる理由は、だいたい3つに集中していると考えられるよ。
ゼロから書き始める。過去文書を探す。言い回しを悩む。
ChatGPTは、この3点をすべて補える可能性があるんだ。
こういう使い方をしている人は、もう珍しくないみたい。
総務省「令和7年版情報通信白書」によると、2024年度に生成AIサービスを利用している割合は26.7%に達したそうだよ。
ここからが本番だった。
🔸16:35｜ChatGPTへの頼み方（僕が実際に打った文）
Wordはいったん閉じて、ChatGPT（chatgpt.com）を開く。
やることは3つだけ。
- ChatGPT（chatgpt.com）を開く。
- 以下のプロンプトをコピー → 必要箇所を書き換えて貼り付ける。
- 生成されたテキストをWordに貼り付けて体裁を整える。
貼り付けたのは、これ。
以下の条件でビジネス文書のたたき台を作成してください。
・文書の種類：[社内回覧 / 取引先への依頼文 / 議事録 / 報告書など]
・宛先：[相手の名称]
・目的：[何を伝えたいか]
・主な内容：[箇条書きで3点程度]
・文体：丁寧語（です・ます調）
・文字数の目安：[○○字程度]
作成後、「修正してほしい点があればお知らせください」と添えてください。
社内回覧の分は、こう埋めた。
以下の条件でビジネス文書のたたき台を作成してください。
・文書の種類：社内回覧
・宛先：全社員
・目的：来月の設備定期点検の日程と注意事項を伝える
・主な内容：
1. 点検日時：2026年6月10日（水）9:00〜17:00
2. 対象設備：第1ライン・第2ライン全機器
3. 点検中は当該エリアへの立ち入り禁止
・文体：丁寧語（です・ます調）
・文字数の目安：300字程度
作成後、「修正してほしい点があればお知らせください」と添えてください。
送信。
💬ChatGPT「件名：設備定期点検実施のお知らせ／各位／いつもお世話になっております。総務部です……」
😅僕「え、もう形になってる」
入れた条件と、返ってきた文を並べるとこうなるよ。
Before（上記の使用例プロンプトを入力）
・文書の種類：社内回覧
・宛先：全社員
・目的：来月の設備定期点検の日程と注意事項を伝える
・主な内容：点検日時／対象設備／立ち入り禁止の注意
After（ChatGPTが返す回覧文のイメージ）
件名：設備定期点検実施のお知らせ
各位
いつもお世話になっております。総務部です。
下記のとおり設備の定期点検を実施いたしますので、お知らせいたします。
【点検日時】2026年6月10日（水）9:00〜17:00
【対象設備】第1ライン・第2ライン全機器
【注意事項】点検中は当該エリアへの立ち入りを禁止いたします。ご協力のほどよろしくお願いいたします。
ご不明な点がございましたら総務部までお問い合わせください。
修正してほしい点があればお知らせください。
※上記の出力はイメージです。実際の出力は入力内容やChatGPTの設定によって変わります。生成された文章は必ず読み直し、日付・部署名・社内特有の言い回しを自社の実情に合わせて修正してから使ってください。
あとはWordに貼って、日付と社名を直すだけ。
体裁だけに集中できると、時間の使い方が変わってくるよ。
🔸16:55｜書きかけは貼る
次は見積もり依頼文。
これは途中まで書いてあった。
書きかけがある場合は、そのまま貼り付けて指示を出すほうが効果的と考えられるよ。
ここでもWordの手直しは後回し。まず中身の質を上げる。
以下の文章を改善してください。
【改善の指示】
・文体を統一する（です・ます調）
・一文が長い箇所は2文に分割する
・読み手に伝わりやすい順番に並び替える
・不要な繰り返しを削除する
【文章】
（ここに改善したい文章を貼り付ける）
3本目は議事録。
手元にあるのは、会議中のメモ書きだけ。これも整えてもらえる。
以下の会議メモを、社内共有用の議事録形式に整えてください。
【整形の条件】
・「日時・参加者・議題・決定事項・次回アクション」の構成で出力
・箇条書きを活用し、読みやすくまとめる
・敬語は使わず、簡潔な体言止めで記載する
【会議メモ】
（ここにメモの内容を貼り付ける）
PLAUD NOTEとの組み合わせ例
ICレコーダー型デバイス「PLAUD NOTE」を使うと、会議の音声を自動で文字起こしできます。
その文字起こしテキストをそのままChatGPTに貼り付ければ、議事録への整形がさらにスムーズになると期待できます。
→ PLAUD NOTEで会議を自動録音・文字起こし（PR）
文字起こしの直しかただけ知りたいなら、AI文字起こしの校正を5分で終わらせる記事も見てみて。
🔸17:10｜来月ぶんも作りだめ
ここで一度、手が止まった。
😅僕「（この4本、来月も同じ形で来るよね）」
👤「テンプレって、作っても結局あとで使わないんだよね」
そう思うよね。でもね、使わないのは「あとで作る」からなんだ。
月に何度も書く定型文書は、テンプレートをまとめて作っておくと効率化できる可能性があるよ。
器を先に固めておけば、Wordの作業は穴埋めだけになるからね。
以下の条件で、繰り返し使えるWord文書テンプレートを3パターン作成してください。
・文書の種類：[例：取引先への依頼文]
・業種・部署：[例：製造業・購買部門]
・用途パターン：
1. [例：見積もり依頼]
2. [例：納期変更の依頼]
3. [例：資料請求]
・テンプレートの条件：
- 変更が必要な箇所は【】で囲む
- 本文は200〜300字程度
- 件名も含める
生成された3パターンをWordに貼って保存しておけば、次回からは【】の中を書き換えるだけ。
来月の自分に押しつけないで、今の自分がやっておく。笑
🔸17:20｜Word文書作成のコピペテンプレ5種
ここからは、僕が実際に使い回している5つ。
【】の中を自分の状況に合わせて書き換えて使ってね。
① 社内回覧文（設備点検・行事案内など）
以下の条件で社内回覧文を作成してください。
・目的：【設備定期点検 / 社内行事案内 / 安全注意喚起 など】
・日時：【YYYY年MM月DD日 HH:MM〜HH:MM】
・対象者：【全社員 / ○○部門 / 現場スタッフ など】
・主な内容：
1. 【内容1】
2. 【内容2】
3. 【内容3（任意）】
・注意事項：【注意事項があれば記載】
・文体：丁寧語（です・ます調）
・文字数：300字程度
② 取引先への依頼文（見積もり依頼・納期確認など）
以下の条件で取引先への依頼文を作成してください。
・依頼の種類：【見積もり依頼 / 納期確認 / 仕様変更依頼 など】
・相手先：【会社名・担当者名】
・依頼内容の詳細：
1. 【内容1】
2. 【内容2】
・回答期限：【YYYY年MM月DD日】
・自社名・担当者：【会社名・氏名・連絡先】
・文体：丁寧語（です・ます調）
・文字数：400字程度
③ クレーム対応文書（お詫び・状況報告）
これは、使わないほうがいい日が続くのがいちばんだけどね。笑
以下の条件でクレーム対応文書を作成してください。
・文書の種類：【お詫び状 / 状況報告書 / 再発防止報告書】
・問題の概要：【発生した問題を簡潔に記載】
・発生日時：【YYYY年MM月DD日】
・相手先：【会社名・担当者名】
・対応内容（すでに行ったもの）：
1. 【対応1】
2. 【対応2（任意）】
・再発防止策（予定しているもの）：
1. 【対策1】
2. 【対策2（任意）】
・文体：丁寧語（です・ます調）・謝罪の気持ちが伝わる表現
・文字数：500字程度
④ 会議の議事録（メモ→整形）
以下の会議メモを、社内保管・共有用の議事録に整形してください。
【出力形式】
・会議名：
・日時：
・参加者：
・議題：（番号付き箇条書き）
・決定事項：（番号付き箇条書き）
・保留・検討中の事項：
・次回アクション：（担当者・期限を含む）
【会議メモ（ここに貼り付ける）】
（メモの内容）
議事録の自動化についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
ChatGPTで週報・月報を5分で仕上げる方法
⑤ 上司への業務報告書（週次・月次）
⑤が、あの金曜16時に僕を止めていた月報だよ。
以下の情報をもとに、上司への【週次 / 月次】業務報告書を作成してください。
・報告期間：【YYYY年MM月DD日〜DD日】
・主な業務内容：
1. 【業務1：概要と成果】
2. 【業務2：概要と成果】
3. 【業務3（任意）】
・課題・問題点：【あれば記載。なければ「特になし」】
・来週（来月）の予定：
1. 【予定1】
2. 【予定2】
・文体：丁寧語（です・ます調）
・文字数：400〜600字程度
報告書の書き方をさらに体系的に学びたい方は、こちらの記事も合わせてご覧ください。
ChatGPTでメール作成を時短する方法【テンプレ15選】
そのまま使わなくていいよ。自分の職場の言い回しに寄せて、育てていってね😊
🔸17:40｜ChatGPTに渡さなかったもの
ここは実況というより、僕が自分に引いた線の話。
❌ ChatGPTに渡さなかったもの
- 取引先の個人情報。
- 社外秘の数値。
- 未公開の製品情報。
⭕️ 渡してよかったもの
- 「A社」「〇〇工場」のように一般化した内容。
人が責任を持つ工程も、先に決めておいた。
- 事実の確認…日付・数値・担当者名は自分で照合する。
- 機密の判断…実名や社外秘を入れるかは自分が決める。
- 体裁・書式…フォント・表・押印欄・社内書式は人が整える。
- 最終チェック…送付前の読み直しと承認は人がやる。
個人情報保護委員会も、生成AIサービスへの個人情報の入力について注意喚起を出しているよ。
経済産業省・総務省の「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」も、似た話をしている。
AI利用時の情報管理と、適切なデータ取り扱いの重要性だね。
参考：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」
参考：総務省「AI事業者ガイドライン」掲載ページ
書式が決まっている文書だと、線はもっとはっきりするよ。
たとえば社外向けの品質報告書は、書式を顧客から指定されていることが多い。
この場合はChatGPTに本文の案だけを作らせて、書式はWordの指定テンプレートを崩さずに使う。
あと、一度の出力で完成させようとしないこと。
「この部分をもう少し丁寧に」「箇条書きに変えて」みたいに追加で頼む。
やりとりを重ねると、自分のイメージに近づいていくよ😊
🔸18:00｜提出
4本、出し終わった。
💬部長「早いね」
😅僕「（去年のファイル、今日は開かなかったので）」
🔸持ち帰った学びは2つ
白紙が重いんじゃない。中身と体裁を同時にやろうとするから重いんだ。
もうひとつ。
同じ形の文書が毎月来るなら、テンプレは「来月」じゃなく「今日」作る。
🔸まとめ：明日の朝の4手順
今日の2時間を、明日の朝に使える形にしておくね。
- Wordより先にChatGPTを開く。去年のファイルは、まだ開かない。
- たたき台のプロンプトに、種類・宛先・目的・内容・文体・字数を埋める。
- 出てきた文をWordに貼って、日付・社名・書式だけ直す。
- 来月も来る文書は、その場でテンプレを3パターン作って保存しておく。
まず1本でいいよ。今日いちばん急ぎの文書からで大丈夫😊
条件を6つ、先に並べる（PR）
ここから下は本編の外。文書作成の手順とは関係ない話だから、読むかどうかは好きに決めてね。
あの日いちばん効いたのは、実はプロンプトそのものじゃなかった。
「種類・宛先・目的・主な内容・文体・字数」。
頼む前に、条件を6つ並べたこと。効いたのはそっちなんだ。
これ、相手が人でも同じだと思う。
後輩に資料を頼むとき「いい感じでよろしく」と言って、出てきたものを作り直してもらう。
条件を先に出していないだけなんだよね。笑
差し戻しの回数は、頼む前の6行でだいたい決まる。少なくとも僕の場合は、そうだった。
この「条件出し」だけを、まとめて手を動かして練習したいときもあるよね。
そういうときは、教材を1つ買って型ごと真似するのが近道かな。
講座の一覧は入れ替わるから、買う前に対象レベルだけ確かめてね。
去年のファイルは、来月も同じフォルダにある。
開くか開かないかを決めるのは、たぶん今日の1本だよ。
今日の1本から、試してみてね😊
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