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ChatGPTで稟議書・企画書・提案書を作る方法【社内で通る文書のテンプレート&プロンプト10選 2026年版】

「稟議書を1本書くのに2〜3時間もかかってしまう」「企画書の構成が毎回バラバラで上司に突き返される」——新年度が始まり、設備投資の稟議、新業務フローの企画書、システム導入の提案書と、社内文書の作成依頼が一気に増えた方も多いのではないでしょうか。

この記事では、ChatGPTを使って稟議書・企画書・提案書を効率よく作る方法を、コピペしてすぐ使えるプロンプト10選とともに解説します。製造業の設備投資申請から、事務職のシステム導入提案まで、「承認者に刺さる文書」を作るための考え方とテクニックをお伝えします。

稟議書・企画書・提案書の違いを1分で整理

まず、3種類の社内文書の使い分けを確認しておきましょう。混同したまま書いてしまうと、上司から「これは稟議書じゃなくて提案書だよ」と返されることになります。

ポイント: 稟議書は「決裁のための書類」です。企画書・提案書は「賛同・理解を得るための書類」です。ChatGPTに依頼するときも、この目的の違いを最初に伝えることが重要です。

ChatGPTで稟議書を作る手順とプロンプト例

稟議書とは何かをChatGPTに理解させることが第一歩

稟議書は、費用対効果と意思決定の根拠を承認者に示す文書です。ChatGPTに作らせるときは、「誰が読む文書か」「何を決裁してほしいか」「費用はいくらか」「期待効果は何か」を最初に伝えます。

プロンプト① 設備投資の稟議書（製造業向け）

あなたは製造業の工場で10年以上働く中堅社員です。
以下の情報をもとに、取締役会に提出できる稟議書を作成してください。

【申請内容】
- 申請件名: 生産ライン自動検査装置の導入
- 申請部門: 製造部 第2課
- 申請金額: 280万円（本体200万円＋設置・設定費80万円）
- 導入理由: 目視検査工程での見落とし率が月平均0.8%あり、クレーム件数削減と品質保証強化が急務
- 期待効果: 検査工程の人件費年間180万円削減、不良品流出ゼロを目標
- 導入スケジュール: 承認後3ヶ月以内に稼働開始予定
- リスクと対策: 設置期間中の生産ライン一時停止（2日間）→休日稼働で対応

【稟議書の構成】
1. 件名
2. 申請の背景と目的
3. 申請内容と費用
4. 期待効果と費用対効果
5. リスクと対策
6. スケジュール
7. 関係部署の承認状況

読む人は製造現場を知らない役員も含まれます。専門用語には補足説明を入れ、
なぜ今この投資が必要なのかが伝わる文章にしてください。

プロンプト② 業務システム導入の稟議書（事務職向け）

あなたは事務職の中堅社員として、部長に提出する稟議書を作成してください。

【申請内容】
- 件名: 請求書・経費精算システム（クラウド型）の導入申請
- 現状の課題: 月次経費精算に各担当者が平均3時間かけており、
  手作業によるミスも月2〜3件発生している
- 導入するシステム: クラウド型経費精算サービス（月額3万円程度）
- 期待効果: 経費精算業務を1人あたり月2時間削減（全10名で月20時間の工数削減）
- 投資回収: 月20時間 × 時給換算2,500円 = 月5万円の人件費削減効果
  → 6ヶ月で投資回収

以下の構成で稟議書を作成してください:
1. 申請の背景
2. 導入システムの概要
3. 費用と投資対効果
4. 実施スケジュール
5. リスクと対策

承認者は「本当に費用対効果があるのか」を最初に確認します。
冒頭に費用対効果の結論を先に示してから詳細を説明する構成にしてください。

プロンプト③ 稟議書の「反論対策」セクションを追加する

以下の稟議書の草案に「想定される反論とその回答」のセクションを追加してください。

【稟議書の草案】
（ここに上記プロンプトで生成した稟議書の本文を貼り付ける）

承認者が「なぜ今か」「なぜこの金額か」「他の方法では駄目なのか」と
質問したときに備えて、3〜5個の反論と回答を追加してください。
製造業・事務系どちらの稟議でも使いやすい汎用的な反論を含めてください。

ChatGPTで企画書を作る手順とプロンプト例

企画書は「課題→解決策→行動計画」の流れが命

企画書で最も重要なのは「なぜこの企画が必要か」という課題の設定です。解決策が優れていても、課題の設定が弱いと企画書全体の説得力がなくなります。ChatGPTに企画書を作らせるときは、課題の背景情報を詳しく伝えることがポイントです。

プロンプト④ 新業務フロー導入の企画書（製造業向け）

あなたは製造部の課長代理です。
以下の情報をもとに、部長会議で発表する企画書を作成してください。

【企画の背景と課題】
- 現在の日報作成は手書き→Excel転記で、1日あたり1人30分かかっている
- 現場リーダー5名 × 月22日 = 月110時間が日報作成に費やされている
- 記入漏れや転記ミスで、月次集計に毎回修正が必要な状態

【提案する企画】
- タブレットとAIチャットツールを使った日報作成システムの試験導入
- まず第2製造課（5名）で3ヶ月間のパイロット運用
- 成功後、全製造部門（20名）へ展開

【企画書の構成】
1. 現状と課題の整理
2. 企画の概要
3. 期待される効果（定量・定性）
4. 実施スケジュール
5. 必要なリソースと費用概算
6. リスクと対策
7. 成功指標（KPI）

箇条書きと表を活用し、5分でざっと読める構成にしてください。
専門用語は使わず、製造現場に詳しくない管理職にも伝わる文章にしてください。

プロンプト⑤ 新制度・研修の企画書（事務職・人事向け）

あなたは人事部の担当者です。
以下の条件で、全社員向けAI活用研修の企画書を作成してください。

【企画の目的】
- 社員のAIリテラシーを向上させ、日常業務の効率化を図る
- 特に文書作成・データ集計・メール対応での活用を促進する

【対象と規模】
- 対象: 全社員150名（製造部門80名、管理部門70名）
- 期間: 2026年6〜8月（3ヶ月間）
- 形式: 部門別グループ研修（1グループ10名×15回）

【費用概算】
- 外部研修会社委託費: 150万円
- テキスト・資料作成費: 20万円
- 合計: 170万円

【期待効果】
- 研修後3ヶ月以内に、文書作成時間を平均20%削減することを目標とする

以下の構成で企画書を作成してください:
1. 企画の背景
2. 研修の目的と内容
3. 対象者と実施スケジュール
4. 費用と費用対効果
5. 成功指標（KPI）と評価方法
6. 実施体制

プロンプト⑥ 企画書の「エグゼクティブサマリー」を作る

以下の企画書に「エグゼクティブサマリー（要約）」を冒頭に追加してください。

【企画書の本文】
（ここに上記プロンプトで生成した企画書の本文を貼り付ける）

エグゼクティブサマリーの条件:
- 300字以内で収める
- 「何が課題か」「何を提案するか」「どんな効果が見込めるか」の3点を含める
- 忙しい役員が30秒で読んで意思決定できる内容にする
- 箇条書きではなく、読みやすい文章で書く

ChatGPTで提案書を作る手順とプロンプト例

提案書は「読み手のメリット」から逆算して構成する

提案書が他の文書と違う点は、「相手に行動を起こしてもらう」ことを目的とした文書であるということです。自部署のメリットだけでなく、承認者・他部署・会社全体のメリットをどう示すかが重要になります。

プロンプト⑦ 他部署への業務改善提案書

あなたは品質管理部の担当者です。
以下の内容で、製造部長に提出する業務改善提案書を作成してください。

【提案内容】
- 現在、製品の品質データは紙の検査票に記録されており、
  月次集計に経理・品質管理で合計15時間かかっている
- QRコードスキャンと自動データ収集システムの導入を提案したい
- 初期費用: 40万円（スキャナー5台＋システム設定費）
- 月額運用費: 3万円
- 期待効果: 集計作業を月15時間から2時間に短縮

【提案書の構成】
1. 現状の課題（製造部が感じている課題に寄り添う表現で）
2. 提案の概要
3. 製造部・品質管理部・経営層それぞれのメリット
4. 導入コストと費用対効果
5. 実施ステップ（3ヶ月の行動計画）
6. まず試してほしいこと（最初の一歩の提案）

提案書を受け取る製造部長の立場から見て、
「自分たちにとってもメリットがある」と感じられる表現にしてください。
一方的な改善要求に聞こえないよう、協力・連携のトーンで書いてください。

プロンプト⑧ 上長への昇格・業務拡大提案書

あなたはベテラン事務職員として、直属の部長に提出する業務拡大の提案書を作成してください。

【提案の背景】
- 現在の担当業務: 経理補助・総務（書類管理）
- 新たに担当したい業務: 部門予算管理・社内DX推進サポート
- 理由: 直近1年でExcel・PowerBI・ChatGPTを独学し、
  データ分析や文書作成の効率化に貢献できる自信がついた

【提案書の内容】
1. 現在の業務実績（具体的な数字を含めて）
2. 新たに担当したい業務と、その理由
3. これまでのスキル習得内容と実績
4. 新業務を担当した場合の会社へのメリット
5. 移行スケジュール（段階的な担当拡大計画）

上司を説得するために、「会社のメリット」を中心に置いた構成にしてください。
自己アピールではなく、「会社にとっての投資価値」として提案するトーンで書いてください。

プロンプト⑨ 提案書の「見積もり比較表」を作る

以下の提案書に、3社の見積もり比較表を追加してください。

【提案書の内容】
（ここに上記プロンプトで生成した提案書の本文を貼り付ける）

【3社の見積もり情報】
- A社: 初期費用30万円、月額5万円、サポートあり
- B社: 初期費用50万円、月額3万円、サポートあり
- C社: 初期費用10万円、月額8万円、サポートなし

比較表の形式で、費用・機能・サポート体制・推奨理由を整理してください。
比較軸は承認者が「なぜこの会社を選ぶべきか」を判断できる観点で設定してください。

プロンプト⑩ 文書全体の「締め・クロージング」を強化する

以下の稟議書・企画書・提案書の末尾に、
承認を後押しする「締め・クロージング文」を追加してください。

【文書本文】
（ここに作成した文書の本文を貼り付ける）

【締め文の条件】
- 「ご承認のほどよろしくお願いいたします」だけで終わらせない
- 「いつまでに決断が必要か」という期限の根拠を示す
- 承認後の次のアクション（誰が何をするか）を明示する
- 問い合わせ先・担当者名を記載する
- 押し付けがましくなく、判断を促す丁寧なトーンで書く

「通る文書」にするための3つのコツ

ChatGPTの出力は「型にはまった文章」です。そのまま提出すると、上司に「これ、AI生成じゃないの？」と見抜かれてしまうことがあります。承認率を高めるために、以下の3つのコツを必ず実践してください。

コツ①「数字」は自分で確認・上書きする

ChatGPTが生成した文書の中に含まれる数字（費用・削減時間・回収期間など）は、必ず実際のデータに書き換えてください。架空の数字のまま提出すると、承認者からの質問に答えられなくなります。

やること: プロンプトで渡した情報から計算された数字が正しいか確認し、実態と異なる場合は修正する。

コツ②「この部署ならではの文脈」を加える

ChatGPTが作る文書は汎用的です。「自分の部署でなぜ今この問題が起きているのか」という背景を、1〜2文で自分の言葉で加えてください。

例: 「当課では今年度から品質目標が従来比20%厳化されており、現状の目視検査体制では達成が困難な状況にあります。」

この1文があるだけで、文書全体のリアリティが大幅に上がります。

コツ③「承認者の懸念」を先回りして潰す

承認者が頭の中で最初に思う疑問は「本当に効果が出るのか」「なぜ今なのか」「他の選択肢はないのか」の3点です。文書の中に、これらへの回答を事前に含めておきましょう。

プロンプトの工夫: 「承認者が持ちそうな3つの疑問とその回答を、文書のQ&Aセクションとして追加してください」とChatGPTに依頼するだけで自動生成できます。

よくある失敗と注意点

失敗① 情報が少なすぎるプロンプト

「稟議書を書いて」だけでは、ChatGPTは汎用的なテンプレートしか生成できません。費用・背景・目的・期待効果など、具体的な情報を多く渡すほど、品質の高い文書が出力されます。

対策: プロンプト①〜⑨のように、「箇条書きで情報を整理してから依頼する」習慣をつけましょう。

失敗② 機密情報をそのまま入力するリスク

ChatGPTにリアルな社内数値・個人名・取引先名などを入力することには、情報管理上のリスクがあります（執筆時点）。社内のセキュリティポリシーを確認の上、必要に応じて「仮の数値」に置き換えてから入力し、生成後に実数値に戻す運用を推奨します。

失敗③ 生成した文書をそのまま提出する

ChatGPTの文章は「整いすぎている」という特徴があります。自分の文体や、部署固有の言い回しに合わせて一部を書き換えることで、より説得力のある文書になります。

失敗④ 最新の社内方針・規定と照合しない

稟議書は特に、承認フロー・様式・必要添付書類が社内規定で決まっていることがあります。ChatGPTが生成した構成が社内フォーマットと異なる場合は、フォームに沿って修正してください。

まとめ：ChatGPTは「文書の下書き屋」として最大限に活用する

この記事で紹介したポイントをまとめます。

• 稟議書・企画書・提案書は「目的」が異なる。依頼時に目的を明示する
• 具体的な情報（費用・課題・期待効果）をプロンプトに盛り込むほど、品質が高まる
• 生成後は「数字の確認」「文脈の追加」「承認者の懸念への回答」の3点を自分で加える
• 機密情報は仮の値で入力し、後で書き換える

ChatGPTは「0から文書を書く苦労」を大幅に軽減してくれます。「たたき台を30秒で作ってもらい、そこから自分で磨く」という使い方が、社内文書作成の最も効率的なアプローチです。

まず今日から試してほしいこと: プロンプト①か②をコピーして、直近の稟議書・企画書の内容を入れて動かしてみてください。最初の文書ができたら、「コツ①〜③」を使って磨き上げてみましょう。

AIを使った文書作成スキルをより体系的に学びたい方は、以下の学習リソースも参考にしてみてください。

→ UdemyのAI活用講座を見てみる

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