ChatGPTで議事録を自動化する方法【製造業・事務職向けプロンプト仕き2026年版】

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「会議が終わるたびに議事録作成で〃1時間つぶれる」——製造業・事務職の現場でよく聴く悩みです。この記事では、プログラミング不要・API申請不要で今日からできる「ChatGPT議事録自動化」の手順と、製造業の会議種別に合わせたプロンプトをそのまま使える形でまとめました。

「毎回の議事録に30分かかっている」を大幅に削減する方法

品質会議、生産計画会議、4M会議、安全朝礼……製造業には種類の多い会議があります。そのたびに議事録を書いていると、本来の業務時間が削られていきます。

この記事で解決できること

会議の録音・文字起こしからChatGPTへの入力まで、PCとスマホだけで完結する手順がわかる
品質会議4M会議安全朝礼など製造業特有の会議に使えるプロンプトがそのままコピーして使える
議事録の精度を上げる具体的なコツがわかる
会社の情報をChatGPTに入力する際の注意点がわかる

ChatGPT議事録の完成形イメージ

【会議名】月次品質会議
【日時】2026年4月2日 10:00～11:00
【出席者】製造部 田中課長、品質管理部 鈴木係長、他3名

【決定事項】
1. ラインA の不良率改善目標：今月中に0.5%以下を達成する
2. 設備点検スケジュールを毎週火曜日に固定する

【アクションアイテム】
担当 | 内容 | 期限
田中課長 | ラインA改善計画書の提出 | 4月9日
鈴木係長 | 設備点検チェックシートの更新 | 4月7日

【次回会議】5月1日 10:00～

このような議事録が、会議後5分以内に作れます。

準備：文字起こしの選び方（プログラミング不要）

ChatGPTは音声ファイルを直接処理できません。まず「音声→テキスト」の変換が必要です。使っている環境に合わせて選んでください。

Teams・Zoomを使っている人 → 内蔵機能でOK

Microsoft Teams（Microsoft 365契約あり）:

会議を開始する前に「録画とトランスクリプト」→「トランスクリプトを開始」をオン
会議終了後、Teams の「チャット」→「要約」タブからトランスクリプト（.vtt または .docx）をダウンロード
テキストをコピーしてChatGPTに貼り付ける

Zoom（Business / Pro プラン）:

会議の録画時に「クラウド録画」を選択（ローカル録画は自動文字起こし非対応）
会議終了後、Zoomポータルの「録画」→「音声のトランスクリプト」をダウンロード
テキストをChatGPTに貼り付ける

ポイント: TeamsとZoomの文字起こし精度は日本語ょ80～90%程度です。「田中さん→田中参」のような誤変換が出ることがあります。ChatGPTへ渡す前に人名だけ確認しておくと、議事録の精度が上がります。

スマホで録音派 → LINE WORKS AiNote が最速

LINE WORKS AiNote（旧CLOVA Note・LINE WORKS提供）はスマホで録音しながらリアルタイムで文字起こしができます。

LINE WORKS AiNoteアプリをインストール（iOS / Android）
会議中にアプリを起動して録音
録音終了後、テキストをコピーしてChatGPTに貼り付ける

無料プランで月300分まで使えます。対面会議・工場内での打ち合わせに最適です。

ChatGPT Plusユーザー → Advanced Voice Modeも選択肢

ChatGPT Plus（月額約3,000円）を契約していれば、Advanced Voice Modeでマイクから直接話しかけて、その内容をテキストに変換しながら議事録化できます。ただし、日本語の認識精度は環境によって異なるため、まずはTeams/Zoom/LINE WORKS AiNoteの方法も試してみることをおすすめします。

。3ステップ】ChatGPTで議事録を作る基本手順

Step 1: 会議を録音・文字起こしする

上記の方法でテキストデータを用意します。長い会議（1時間以上）の場合、文字起こしのテキストが10,000字を超えることがあります。ChatGPTの一度に処理できる文字数に上限があるため、30分ごとに分割して貼り付けると精度が上がります。

Step 2: テキストをChatGPTに貼り付ける

chatgpt.com を開き、以下の手順で入力します。

まず「会議の基本情報」をChatGPTに伝える
次に「文字起こしテキスト」を貼り付ける
最後に「議事録の形式」を指定するプロンプトを入力する

Step 3: プロンプトで議事録を生成する

以下の基本プロンプトから始めて、次のセクションにある会議種別プロンプトに差し替えてください。

基本プロンプト（汎用）:

以下は会議の文字起こしテキストです。
このテキストをもとに、以下の形式で議事録を作成してください。

【会議名】：[自分で入力]
【日時】：[自分で入力]
【出席者】：[自分で入力]
【決定事項】：箇条書き
【アクションアイテム】：担当者・内容・期限の表形式
【次回会議】：[あれば]
【備考】：特記事項があれば

---文字起こしテキスト---
[ここに文字起こしテキストを貼り付ける]

、0コピペ OK】製造業の会議種別プロンプト集

品質会議・不具合検討会向け

以下は品質会議の文字起こしです。
製造現場の品質管理担当者向けに、以下の形式で議事録を作成してください。

【会議名】品質会議
【日時】：[記入]
【出席者】：[記入]
【今月の品質指標】：不良率・クレーム件数など
【不具合事項と原因】：発生した不具合、推定原因、対象ロット番号
【是正・予防処置】：誰が・何を・いつまでに（表形式）
【効果確認日】：処置後の確認予定日

---文字起こし---
[貼り付け]

生産計画・進捗会議向け

以下は生産計画・進捗会議の文字起こしです。
以下の形式で議事録を作成してください。

【会議名】生産計画会議
【日時】：[記入]
【出席者】：[記入]
【今週の生産実績】：計画比での達成率・遅延ラインなど
【課題と対応】：ボトルネック・対応担当者・期限（表形式）
【来週の生産計画変更事項】：変更があった場合のみ
【アクションアイテム】：担当者・内容・期限（表形式）

---文字起こし---
[貼り付け]

4M会議（変化点管理）向け

4M会議とは: 製造現場で「Man（人）・Machine（機械）・Material（材料）・Method（方法）」のいずれかに変化が生じた際に行う管理会議です。変化点を記録・共有し、品質トラブルを未然に防ぐ目的で実施されます。

以下は4M変化点管理会議の文字起こしです。
品質管理・製造担当者向けに、以下の形式で議事録を作成してください。

【会議名】4M変化点管理会議
【日時】：[記入]
【出席者】：[記入]
【変化点の内容】
  - Man（人）：作業者の変更・新入者など
  - Machine（機械）：設備変更・修理など
  - Material（材料）：材料・部品の仕様変更など
  - Method（方法）：作業手順・工程の変更など
【リスクアセスメント結果】：各変化点に対するリスクと対応策
【モニタリング計画】：確認項目・担当者・期間
【承認者】：

---文字起こし---
[貼り付け]

安全朝礼・KYT向け

KYT（危険予知訓練）とは: 製造現場で作業前に実施する「どんな危険が潜んでいるか」を話し合う安全活動です。

以下は安全朝礼・KYTの記録テキストです。
安全管理担当者向けに、以下の形式で記録を作成してください。

【実施日】：[記入]
【実施場所】：[記入]
【参加人数】：[記入]
【本日の危険予知ポイント】：指摘された危険要因（箇条書き）
【対策・行動目標】：今日一日で意識する安全行動
【ヒヤリハット報告】：あれば内容・場所・対策
【特記事項】：連絡事項など

---記録テキスト---
[貼り付け]

汎用ビジネス会議向け（シンプル版）

以下の会議の文字起こしをもとに、議事録を作成してください。

フォーマット：
- 決定事項：箇条書き（「～することに決定した」で統一）
- 宿題・アクションアイテム：担当者名・やること・期限を表形式で
- 次回会議の日程：あれば

注意：話し言葉は書き言葉に直してください。
発言者名は「田中氏」「鈴木氏」のように敢称を付けてください。

---文字起こし---
[貼り付け]

譹事録の精度を上げる5つのコツ

コツ①: 発言者の名前を事前にChatGPTへ伝える

文字起こしツールによっては「話者１、話者２」のように識別されることがあります。その場合は最初に伝えておきましょう。

話者１=田中課長、話者２=鈴木係長、話者３=私（山田）です。
この前提でテキストを読んでください。

コツ②: 会議の目的をプロンプトに含める

「品質改善のための会議」「来月の生産計画を決める会議」など、目的を伝えると ChatGPT が重要情報を正しく判断します。

コツ③: 長い会議30分ごとに分割して貼り付ける

テキストが長すぎると要約が粗くなることがあります。１時間の会議は前半・後半に分けて2回に分けて処理し、最後に「前半と後半の議事録を統合してください」と依頼するのが効果的です。

コツ④: 「確認済み事項」と「要確認事項」を分けるよう指示する

決定事項は「確認済み」、まだ検討中・宿題の内容は「要確認」として分けて記載してください。

コツ⑤: 生成後は必ず数字・固有名詞を確認する

ChatGPTが生成した議事録の数値・日付・人名・製品番号は必ず原文と照合してください。文字起こしの誤変換がそのまま議事録に入ることがあります。特に不良率、ロット番号、納期などの数値は要注意です。

注意点——会社の情報をChatGPTに入力していいの？

個人情報・機密情報の取り扱い

ChatGPT（OpenAI）の標準設定では、入力した内容がAIの学習に使用される場合があります（設定で無効化可能）。以下の情報は入力前に社内ポリシーを確認してください。

取引先名・顧客名などの個人情報
原価・売上など財務情報
未公開の製品・技術情報

対処法①: 固有名詞を「A社」「B製品」「C工程」のように置き換えてから貼り付けると安全性が上がります。
対処法②: ChatGPT Free/Plusユーザーは、設定（Settings）→「Data Controls」→「Improve the model for everyone」をオフにすることで、入力内容の学習を無効にできます。

会社でChatGPT利用を許可されているか確認する

多くの製造業企業では、業務でのChatGPT利用ルールを策定しています。IT部門やコンプライアンス担当者に事前確認のうえ使用してください。

参考: ChatGPT Plusの「Team」プランや「Enterprise」プランでは、入力データが学習に使用されないことが保証されています。法人導入の場合はこれらのプランを検討してください。

まとめ——譹事錀30分→5分の実現へ

① 文字起こしは既存ツールで完結
Teams・Zoom・LINE WORKS AiNoteのどれかを使えば、プログラミングなしで音声→テキスト変換ができます。

② 製造業の会議に合わせたプロンプトをコピペするだけ
品質会議4M会議安全朝礼・進捗会議、それぞれ専用プロンプトをそのまま使えます。

③ 確認は「数値と固有名詞だけ」でOK
全文を書き直す必要はありません。数字・人名・期日だけ確認すれば、実用十分な譹事録ができます。

次のアクション

まず今日の会議をLINE WORKS AiNoteで録音してみましょう。テキスト化されたら、本記事のプロンプトをコピペして試してください。

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