非IT職のAI仕事術

Microsoft 365 Copilot 使い方ガイド【Word・Excel・Teams で事務職が時短する2026年版】

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「会社でMicrosoft 365を使っているのに、Copilotをどうやって使えばいいのかわからない」——そんな疑問を持つ事務職・製造業スタッフに向けて書いた記事です。この記事を読めば、WordでのAI文書作成・ExcelでのAI集計・Teamsでの議事録自動生成の3つをすぐに実践できます。難しいプログラミングや特別な知識は一切不要です。

「AIを使いたいけど何から始めれば？」事務職の疑問をすべて解決します

「ChatGPTは聞いたことがあるけど、会社のパソコンで使えるの？」
「Microsoft 365にAIが入ったと聞いたけど、何が変わったの？」
「Copilotって本当に仕事で役に立つの？」

こうした疑問は、製造業・事務職の現場でよく耳にします。答えから言えば、Microsoft 365を会社で契約しているなら、今すぐCopilotを試せる環境がある可能性が高いです。

この記事で分かること

  • Microsoft 365 Copilotの全体像（無料版・有料版の違いを含む）
  • Word・Excel・Teams・Outlookそれぞれの具体的な使い方とプロンプト例
  • 導入に必要なライセンスとセキュリティの注意点
  • まず無料で試せる方法

Copilotが特に便利な事務職の業務3選

  1. 報告書・日報の下書き作成（Word） — 箇条書きメモから文章を自動生成
  2. 月次集計・グラフ作成（Excel） — 「売上を部署別に集計して」と話しかけるだけ
  3. 会議後の議事録作成（Teams） — 会議を録画するだけで要点と決定事項が自動抽出

Microsoft 365 Copilotとは？無料のCopilot Chatとの違い

まず用語を整理しましょう。「Copilot」には複数の種類があり、混乱しやすい部分です。

無料版（Copilot Chat）でできること・できないこと

Microsoft 365のビジネスライセンス（Basic / Standard / Premium）を持っている場合、Copilot Chatという基本的なAIチャット機能が追加料金なしで使えます。

できること できないこと
Webベースのチャット（ChatGPT的な使い方） WordやExcel内でのCopilot機能
メール草稿の一般的な相談 Teamsの会議議事録自動生成
アイデア出し・文章の相談 ファイルの内容を読み込んだ回答

「まず試したい」という方は、このCopilot Chatから始めるのがおすすめです。

有料版（Microsoft 365 Copilot）で解放される機能

有料版を契約すると、Word・Excel・Teams・Outlook・PowerPointのアプリ内にCopilotが統合されます。これが本記事のメインテーマです。

アプリ 主な機能
Word 文書下書き・要約・書き直し提案
Excel データ分析・グラフ生成・数式提案
Teams 会議議事録・アクションアイテム抽出
Outlook メール下書き・スレッド要約
PowerPoint スライド自動生成（Wordからの変換も可）

料金プランと導入条件

Microsoft 365 Copilot（法人Business）の場合:

  • 月額: ¥3,148／ユーザー（税抜・年払い）※2026年4月時点。2026年7月に価格改定予定のため、最新の公式サイトを確認してください
  • 前提条件: Microsoft 365 Business Basic / Standard / Premiumのいずれかが必要
  • 契約形態: 既存ライセンスへのアドオン（単独での契約は不可）

つまり、会社がすでにMicrosoft 365を使っているなら、1ユーザーあたり月額約3,100円（税抜）を追加するだけで全機能が使えます。

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【Word編】報告書・日報の下書きを10分で仕上げる

基本の使い方（Copilotボタンの場所）

WordでCopilotを使うには、以下の2つの方法があります。

方法①: リボンからCopilotを呼び出す

  1. Wordを開く
  2. 上部リボンの「ホーム」タブ → 「Copilot」ボタンをクリック
  3. 右側にCopilotパネルが表示される
  4. チャット欄に指示を入力する

方法②: 文書内のCopilotアイコンを使う

  1. 文書の余白にカーソルを合わせると「✨」アイコンが表示される
  2. クリックするとインライン入力欄が開く
  3. その場で下書きの指示を入力する

すぐ使えるプロンプト例3選

以下のプロンプトはそのままコピーして使えます。状況に合わせて[ ]内を書き換えてください。

プロンプト①: 週次報告書の下書き

今週の業務内容を報告書の形式で下書きしてください。
以下の内容を含めてください：
- 今週実施した業務: [例：受注管理システムのデータ更新 / 月次集計表の作成]
- 来週の予定: [例：棚卸し対応 / 取引先への請求処理]
- 課題・連絡事項: [例：システムの動作が遅い件を確認中]
形式は300字程度のビジネス文書でお願いします。

プロンプト②: 既存の文章を読みやすく書き直す

以下の文章をより読みやすく書き直してください。
ビジネス文書として適切なトーンで、一文を80字以内に整えてください。
[書き直したい文章をここに貼る]

プロンプト③: 長い文書を要約する

この文書の重要なポイントを3〜5箇条書きでまとめてください。
専門用語があれば平易な言葉に言い換えてください。

注意点：生成した文章は必ず確認を

Copilotが作成した文章は必ず自分で読んで確認してください。事実と異なる内容や、実態と合わない表現が含まれることがあります。あくまで「下書きアシスタント」として使うのが適切な距離感です。

【Excel編】集計・グラフ作業を自然言語で自動化する

「データを集計して」だけで動くCopilot

Excelのシートにデータが入っている状態で、Copilotに自然言語で指示するだけでさまざまな集計・分析ができます。

使い方の手順:

  1. Excelでデータが入ったシートを開く（テーブル形式にしておくとより精度が上がる）
  2. 「Copilot」ボタン（右上または「ホーム」タブ）をクリック
  3. 右側のパネルに指示を入力する

活用シーン別プロンプト例

集計:

A列が「部署名」、B列が「売上金額」のデータです。
部署ごとの売上合計を算出して、降順で並べ替えてください。

グラフ作成:

月別の売上データから折れ線グラフを作成してください。
前年同月比も表示してください。

異常値の検出:

このデータの中で他の行と大きく異なる値がある行を教えてください。

条件フィルタリング:

「ステータス」列が「未完了」かつ「期限」が今月中のデータを抽出してください。

SUMIFやVLOOKUPも自動提案

「VLOOKUPの使い方がわからない」「SUMIFの引数がいつも間違える」——そんな場面でCopilotに「条件に合うデータを集計してほしい」と伝えると、数式の候補を提案してくれます。すべての数式を任せられるわけではありませんが、作業のとっかかりとして大いに役立ちます。作成された数式の内容は必ず自分でも確認しましょう。

【Teams編】会議の議事録・アクションアイテムを自動抽出する

使える条件（録画 or ライブキャプション）

TeamsでCopilotを使って議事録を生成するには、以下のいずれかが必要です。

  • 会議を録画している（Teamsの録画機能 → 自動でトランスクリプトが生成）
  • ライブキャプション（字幕）を有効にしている

いずれも会議の主催者設定で事前に有効化しておく必要があります。

議事録生成の操作手順

  1. Teams会議中に「…（その他）」→「Copilot」をクリック（会議中にリアルタイムで使う場合）
  2. または会議終了後、チャット欄の「要約」タブからCopilotの生成結果を確認
  3. 「この会議の要点をまとめてください」と入力する

会議後に使えるプロンプト例:

この会議で決定したことと、次回までのアクションアイテムを
担当者・期限とともに箇条書きでまとめてください。

アクションアイテムの確認と共有

生成された議事録は、そのままTeamsのチャットにコピーして共有できます。誰がいつまでに何をするかが一目でわかります。会議後のフォローアップが大幅に楽になります。

ポイント: 1時間の会議の議事録が、従来の30〜60分の書き起こし作業から2〜3分の確認作業に変わります。

【Outlook編】メール返信を30秒で下書きする（おまけ）

メール下書きの使い方

  1. Outlookでメール作成画面を開く
  2. 「Copilot」ボタン（作成ツールバー）をクリック
  3. 「メールの下書き」を選択

プロンプト例:

以下の内容で丁寧なビジネスメールを作成してください。
宛先: 取引先A社の担当者様
内容: 先日お送りした見積書の確認依頼。今週中に確認いただけると助かる旨。
トーン: 丁寧・簡潔

スレッド要約で見逃しゼロ

長いメールのスレッド（返信が10件以上続いているメール）を開いたとき、上部に「Copilotで要約」ボタンが表示されます。クリックするだけで、スレッド全体の流れと決定事項が3〜5行にまとめられます。

導入前に確認すること——ライセンス・セキュリティ・注意点

必要なライセンスの確認方法

  1. Microsoft 365管理センター（admin.microsoft.com）にアクセス
  2. 「課金」→「お使いの製品」で現在の契約プランを確認
  3. Business Basic / Standard / Premiumのいずれかであれば、Copilotのアドオンを追加できる

個人契約や学校向けのライセンスでは対応していない場合もあるため、IT部門への確認を推奨します。

会社の情報がAIの学習に使われる？

よく聞かれる不安です。Microsoftは法人向けMicrosoft 365 Copilotは顧客データをAIモデルの学習に使用しないと公式に表明しています（Microsoft Learnのプライバシーポリシー参照）。ただし、以下の点は注意が必要です。

  • 個人情報・機密情報を含む文書をCopilotに読み込ませる際は、社内のセキュリティポリシーを事前確認する
  • IT部門やセキュリティ担当者に使用前に許可を得る

まず無料版で試す方法

今すぐできること:

  1. microsoft365.com にログイン（会社アカウント）
  2. 「Copilot」アイコンをクリック
  3. ChatGPT的な使い方でテキスト生成・要約を試してみる

この無料版（Copilot Chat）で手応えを感じたら、有料版（Microsoft 365 Copilot）の導入を検討するという順序がおすすめです。

まとめ——Copilotで事務職の仕事が変わる3つのポイント

本記事のポイントを振り返ります。

① Wordで下書きが10分になる
報告書・日報・議事録などの文書作成は、箇条書きメモをもとに自動下書きを生成できます。確認・修正する時間に集中できるようになります。

② ExcelでVLOOKUPいらずの集計が実現
自然言語で「部署別に集計して」と指示するだけで、数式作成や集計作業が自動化されます。Excelが苦手な方にも大きなメリットがあります。

③ Teamsで会議後の議事録作成がほぼゼロになる
録画またはキャプションを有効にするだけで、会議の要点とアクションアイテムが自動抽出されます。1時間の会議の後処理が数分に短縮されます。

次のアクション

まずは無料のCopilot Chatから試してみましょう。使用感をつかんだら、IT部門に相談して有料版の導入を検討するのがスムーズです。

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